Le vivier de candidats : qui, pourquoi, comment ?

Un sujet épineux qui revient souvent lorsque nous parlons à des recruteurs est la question du vivier de candidats. A quoi ça sert ? Quels candidats est ce que je mets dans mon vivier ? Comment constituer son vivier ? Comme ces questions sont au centre de notre réflexion produit, nous avons décidé de vous partager notre vision par cet article de blog.

Qu'est ce qu'un vivier de candidats ?

Un vivier de candidat est une base de données structurée de candidat qualifiés, c'est à dire :

1. avec des gens que vous avez au moins eu par téléphone à l'occasion d'un échange qui vous a permis de comprendre leurs motivations et d'écrire une bonne fiche candidat.
2. avec des gens qui vous ont donné leur accord pour être dans votre base 😇.
3. organisée de façon facilement cherchable. En d'autres termes, si vous avez besoin d'un doctorat de requête booléenne lorsque vous cherchez dans votre base, vous n'avez pas un vivier.

La difficulté est donc d'avoir assez de candidats sans se retrouver noyé dans trop d'information mal renseignée.

Pourquoi avoir un vivier de candidats ?

Entretenir un vivier de candidats est utile à 2 points de vue :

1. gagner du temps en sourcing, en cherchant des candidats dont les informations (souhaits de carrière, etc) sont déja complètes.
2. avoir de bien meilleurs taux de réponse : on répond plus facilement à quelqu'un qu'on connait déjà !

Comment ne pas faire un vivier ?

Le but de constituer un vivier est de se placer dès les premiers échanges avec votre candidat dans une perspective de recrutement long terme. Or il apparaît périlleux de construire une relation long terme sur un mensonge. Exit donc les fausses annonces pour constituer de façon massive un vivier (nous ne détaillerons pas ici des conséquences juridiques de ces pratiques)...

Comment faire un vivier ?

Autant être clair, il vous faut un outil, peu importe lequel : ATS, CRM, fichier Excel, Evernote, .... La posture 'j'ai très bonne mémoire des personnes' est un mythe à enterrer : au bout de quelques mois, vous oublierez soit des personnes, soit des détails importants sur leur histoire ou souhaits.

Vous pouvez aussi gérer votre vivier avec des post-its, mais c'est plus compliqué...

Pour être certains d'avoir une information de qualité dans votre vivier, nous vous conseillons d'adopter un framework de notes comme celui décrit ici. Ensuite, un moyen simple et efficace de rendre son vivier cherchable est l'utilisation de tags.

En effet, les informations contenues dans le cv ou sur les réseaux sociaux ne permettent pas de faire une recherche efficace. Entre les intitulés de poste ronflants et les compétences renseignées de façon partielle, les données déclaratives montrent vite leurs limites. Un système de tags est une façon simple et évolutive de classer vos candidats avec les critères qui vous semblent bons.

Sans rentrer en détail dans ce sujet passionnant qui nourrit notre R&D, voici 3 bonnes pratiques :

1. faites le ménage de temps en temps dans vos tags : vos tags reflètent votre carnet d'adresse et votre façon de voir votre réseau : c'est un ensemble vivant
2. privilégiez les tags relativement simples : le but est de faire des familles, ce qui ne sera pas possible avec des tags trop spécifiques.
3. multipliez les tags sur les profils. Par exemple, un profil pourra avoir les tags directeur commercial, vente grand compte, avionique, moteur, 31 (pour Toulouse). C'est cela qui vous permettra d'affiner vos futures recherches.

Bon sourcing !