Takt time et recrutement (spécial ESN)

31 septembre 2021, maj le 01/07/2022

Aujourd’hui, nous allons nous intéresser à un concept venu du lean management : le Takt Time. Ce concept permet d’aligner le rythme de production (dans notre cas, rythme de recrutement) avec la demande (l’objectif de recrutement) afin de gagner en sérénité et en productivité. ⚠️ Cet article sera surtout utile pour les ESN.

Le takt time dans l'industrie

Takt est un terme allemand qui signifie mesure, au sens musical du terme : dans une usine lean, le takt time représente le rythme auquel sont produites les voitures Calculer son takt time est un exercice partant de la demande client. Par exemple, si vos clients achètent en moyenne 12 000 voitures par an, cela veut dire que vous devez produire 1000 voitures/mois soit une voiture toutes les 43 minutes. Et donc environ une roue toutes les 10 minutes. Pour en savoir plus sur le takt time, c’est par ici.

Peu connu dans le monde du recrutement, le takt time est pourtant un outil très puissant pour les recrutements volumiques, par exemple en ESN (du type je recrute 50 développeurs cette année). Par contre, cet outil est difficilement applicable en cabinet de recrutement type Executive Search : le volume de candidats est trop faible et les spécificités des postes trop importantes pour calculer facilement votre takt time. Ca tombe bien, vous êtes recruteur en ESN et curieux ? C'est parti, on vous dit tout par là ⬇️

Le takt time est ce qui rythme votre travail

Le takt time en recrutement dans une ESN

Si vous devez recruter 100 personnes dans l’année, cela veut dire que vous devez recruter 1 personne tous les 2.5 jours (en comptant 2 semaines de fermeture annuelle). Et si vous faites en moyenne 5 entretiens pour 1 recrutement, cela veut dire que vous ou votre équipe devez faire 1 entretien par demie-journée. Bien sûr, cela nécessite un exercice intellectuel de simplification : dans la réalité, un lead dev sera probablement plus long et plus complexe à recruter qu'un junior. Si votre ESN recrute plusieurs type de profils vraiment différents avec des objectifs différents, vous pouvez alors calculer plusieurs takt time : pour conserver la comparaison avec l'industrie automobile, vous allez 'produire' des business managers d'un côté et des développeurs de l'autre comme Toyota produit des Corolla d'un côté et des Yaris de l'autre.

En adoptant cette logique de takt time, vous allez :

  1. Aligner l'équipe de recrutement avec le business (ou le cient pour les recruteurs en cabinet de recrutement) : en partant des besoins des managers, on évite de sur-recruter ou au contraire de ne pas atteindre l'objectif.
  2. Lisser votre charge de travail sur l’année pour éviter les coups de bourre des fins de trimestre et gagner en sérénité. Bien sûr, les recrutements ont souvent une certaine saisonnalité qui vous empêchera d’avoir un flux complètement lissé, le but étant de s’en approcher le plus possible.
  3. Chaque recruteur pourra avoir sa petite victoire chaque jour : un recrutement est bien souvent un travail de longue haleine où l’on débouche le champagne après plusieurs semaines voire mois d’efforts. Se dire : OK, jusqu’ici on tient le takt est déjà une petite victoire. Bien sûr, cette victoire intermédiaire ne doit pas faire oublier le but final : le recrutement. Si nous reprenons notre analogie avec l’usine de voiture, rien ne sert de se réjouir de tenir notre takt time de production de roues si nous n’arrivons pas à produire des volants. Le lean apporte également des réponses sur ce sujet, mais ce sera un autre sujet…

Le takt time, la base de l'amélioration continue

Au-delà des bénéfices quasi-immédiats que l'on vient de voir, lisser le flux de recrutement permet de fluidifier le travail. Cette standardisation simplifiera la mise en place d'une logique d'amélioration continue, le fameux kaizen. En effet, c'est en apportant de la régularité dans le travail que l'on arrive plus facilement à détecter les petits soucis quotidiens. Par exemple, si un membre de l'équipe a du mal à obtenir des entretiens sur un poste au bon rythme, une action de kaizen s'enclenche. Le but du kaizen est double :

  • produire plus vite et mieux (améliorer la l'expérience candidat). Avec le contexte actuel de pénurie de candidat et de concurrence accrue entre ESN, cet aspect devrait ravir votre comité de direction 😉.
  • former en interne de meilleurs recruteurs. Une phrase célèbre en lean est "first we build people, then we build cars" (de Fujio Cho, ancien dirigeant de Toyota). Etant donné l'importance du recrutement pour une ESN, avoir une équipe de recrutement formée et ultra-efficace sera un vrai avantage concurrentiel 💪.

Bref, l'écueil serait de considérer le takt time comme une fin en soi. En considérant le takt time comme un but, vous risquez de mettre en place un modèle de type command & control basé sur les temps de production : bien loin de cet état d'esprit répendu dans certaines ESN historiques, le vrai lean voit l'indicateur comme une opportunité de progression, toujours dans le respect de l'opérateur. D'ailleurs, le lean précise bien qu'avant de produire vite, il faut produire bien.

Bien sûr, cet article n'est qu'une introduction modeste au lean recruiting. Nous avons volontairement simplifié les concepts lean pour rester lisibles et concis. Si vous voulez en savoir plus, nous vous conseillons l'excellent blog d'Operae Partners.

Bienvenue dans le monde du lean recruiting et des ESN nouvelle génération !


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