Kanban et ATS : la recette magique du recrutement agile ?

Après avoir envahi les CRM (à commencer par Pipedrive), une des grandes tendances du recrutement est le pilotage en Kanban : vous avez probablement remarqué ces grandes colonnes de post-its en mode Trello, collées à un mur ou sur un logiciel ATS. Nous-mêmes, nous avons construit Huntool autour de cette visualisation Kanban. Les tableurs sont (presque) morts, vivent les colonnes de post-its ! Mais au fond, qu'est ce qu'apporte le kanban ?

Un exemple de kanban chez Huntool

Un Kanban ne vous fera pas gagner en agilité

Commençons par démystifier le kanban : mettre des postits sur un mur ou vous doter d'un ATS kanban ne vous transformera pas magiquement en équipe de recrutement agile. De même, faire un point d'équipe de 15 min debout ne sera pas un gage d'agilité même en l'appelant stand up meeting. Le kanban est seulement un outil venant de l'univers du lean management qui demande un temps d'apprentissage pour en apprécier les bénéfices.

Les post-its, ce n'est pas magique !

Un outil de visualisation puissant

Le gros du travail dans un recrutement est invisible : si vous êtes en cabinet de recrutement, souvent votre client ne voit que la shortlist que vous lui envoyez sans se rendre compte que ces 3 candidats shortlistés sont le fruits de centaines de profils sourcés, contactés et évalués. Même en interne, ça peut être compliqué de s'y retrouver entre les candidats repérés, ceux sourcés, ceux en cours de process... L'avantage du kanban est de permettre de matérialiser et de rendre visible ce travail :

• d'abord au sein de l'équipe recrutement : le management visuel est un outil puissant d'alignement qui permet de voir l'avancée colective et d'identifier les problèmes pour amorcer l'apprentissage : 'Ce candidat n'avance pas, as-tu du mal à caser un entretien avec tel manager ? Je le vois cet aprem, je lui en parlerais....'
• mais aussi aux autres parties prenantes, par exemple les clients dans le cas d'un cabinet, ou les managers dans le cas d'une ESN.
  Avoir un endroit (physique ou numérique) ou votre travail se voit est un exercice de transparence, souvent le premier pas vers l'établissement d'un climat de confiance.

Le parallèle avec le CRM et l'activité commerciale est encore valide : dans un CRM, le kanban est là pour apporter de la clarté et permettre à chacun de savoir un clin d'oeil là où il en est rendu et les prospects à relancer.

Un outil efficace pour limiter le travail à moitié fait

Un des pièges d'un process de recrutement est de commencer une tâche (faire des appels de pré-qualification, des entretiens, ...) et de finir par perdre de vue le but final : recruter quelqu'un. En particulier, la phase de sourcing est propice à ce piège : il est tentant de se perdre dans l'identification, par exemple sur Linkedin, au dépens de la phase de recrutement à proprement parler.

Or un tableau Kanban bien utilisé se lit de droite à gauche : on part de la colonne contrat de travail signé et on remonte progressivement vers la colonne identifié en se posant à chaque fois la question Que puis-je faire pour amener ce candidat dans la colonne suivante ? Le but n'est plus de faire des tâches (appel, entretiens) mais bien de transformer un profil Linkedin en personne recruté. Et d'un coup votre ATS devient un outil qui change l'état d'esprit de l'équipe recrutement !

Les familiers du lean management appelleront ça différence entre flux poussé et flux tiré. Les experts vous parleront même de flux tiré lissé 🤓. Si c'est un sujet qui vous intéresse, nous vous recommandons un petit tour sur l'excellent blog d'Operae Partners, les experts du lean management en France. Pour les recruteurs à qui le lean management évoque des costs killers maléfiques, vous découvrirez un système basé au contraire sur la coopération, l'écoute et l'apprentissage. Et ça c'est chouette 🦉 !

Bon sourcing !